Hermès: Dossier de soins infirmiers informatisé

Qui est « Hermès » ?

imageDans la mythologie grecque, Hermès est l’une des divinités de l'Olympe. A la fois organisateur et désorganisateur, Hermès est un Dieu multiple et facétieux : à peine né, il sait déjà parler et marcher. Personnification de l'ingéniosité et de la chance, il est le dieu du commerce, le gardien des routes et des carrefours, des voyageurs, des voleurs, le conducteur des âmes aux Enfers et le messager des dieux.

Protecteur des chemins visibles et invisibles, Hermès est, parmi les dieux grecs, le plus proche des hommes et le plus bienveillant à leur égard : il leur donne l'écriture, la danse, les poids et mesures, la flûte et la lyre, le moyen de produire une étincelle lorsque le feu s'est éteint.

Aux époques tardives et dans l'Égypte hellénisée, il se confondra avec Thot, le dieu des savoirs cachés, et deviendra ainsi l'auteur mythique, sous le nom d’Hermès Trismégiste (Hermès trois fois grand), d'une véritable bibliothèque ésotérique qui nourrira notamment les études des alchimistes. En sa qualité de messager des dieux, Zeus lui avait en effet accordé le privilège unique d’accéder aux trois mondes : l'Olympe, la Terre et les Enfers.

Hermès possède plusieurs attributs. Le pétase, chapeau à large bord, est le symbole des commerçants et des voyageurs. Les sandales ailées ainsi que le casque ailé rappellent qu'il était le messager des dieux ; ils symbolisent sa rapidité car il se déplace à la vitesse du vent.

Il porte aussi à la main un caducée, ou sceptre d’Hermès, formé d’un bâton en or autour duquel s'enroulent en sens inverse deux serpents surmontés d'ailes. Le serpent représente symboliquement deux aspects, l'un bénéfique et l'autre maléfique ; les ailes symbolisent le suprême état de force de ces aspects contraires et l'enroulement autour du bâton symbolise l'équilibre entre ces deux puissances contraires qui se croisent et se séparent, qui s'approchent et s'éloignent ; cet équilibre est nécessaire pour obtenir la paix, l'harmonie et en terminologie médicale le bien être et la santé dans ses deux versants, physique et psychique. De nos jours, certaines institutions médicales considèrent ce caducée comme l'emblème universel de la science médicale. D'autres voient dans le caducée, les quatre éléments de la nature : le bâton représente la terre, les ailes correspondent à l'air, les serpents par leurs ondulations représentent l'eau et le feu.

Les particularités du dossier de soins infirmiers Hermès

  • Le dossier de soins infirmiers informatisé Hermès présente plusieurs particularités :
    Elaboré avec des soignants, il est très convivial et simple d’utilisation. Il ne nécessite aucune connaissance particulière en matière d’informatique.
  • Il présente une carte des besoins de la personne.
  • Il permet la documentation de la prise en charge de la douleur, qu’elle soit physique ou psychique.
  • S’agissant de la douleur psychique, Hermès intègre la dimension subjective des soignants (ce qu’ils éprouvent dans une situation douloureuse), ce qui contribue à prévenir le risque d’épuisement professionnel et pourrait préfigurer une nouvelle manière de prendre soin.
  • Il met l’accent sur le bilan de vie de la personne, lequel constitue à la fois une nouvelle approche de la fonction du grand âge dans la vie et une contribution à la préparation spirituelle à la mort.
  • Depuis la version 2 (mise en place en 2013), l’ensemble du DSI est compatible avec iPad. Cela signifie que les soignant peuvent effectuer leurs tâches en gardant toujours sous la main l’ensemble des informations, qu’ils peuvent mettre à jour directement sur l’iPad.

La structure d’Hermès

Hermès se présente comme une structure simple et flexible susceptible de s’adapter facilement et à un faible coût aux spécificités de n’importe quelle institution médico-sociale. Chaque modification d’une fiche personnelle - du recueil de données ou du bilan de vie - est relevée dans un historique des modifications pour faciliter le suivi des dossiers par les soignants.
Conformément à la tradition ésotérique, Hermès comprend trois parties :

  1. une base de données pour identifier les divers besoins de la personne ;
  2. les actions de soins qui documentent les prestations qui lui sont fournies ;
  3. le bilan de vie qui se présente comme la tâche essentielle proposée par le grand âge.

1ère partie

La base de données pour identifier les besoins de la personne se compose de :

  • une fiche d’admission, pour les informations générales de la personne ;
  • son histoire de vie qui constitue sa biographie ;
  • un recueil de données pour documenter les besoins de la personne ; ce recueil de données permet de saisir dès l’entrée en institution
  • les données nécessaires pour compléter un questionnaire de demande d’allocation d’impotence ;
  • une page réseau pour consigner les relations sociales ;
  • une fiche des 14 besoins selon V. Anderson ;
  • une documentation de l’alimentation destinée à décrire les goûts et les besoins de la personne ;
  • un diagnostic médical ; la mise à jour du diagnostic médical se fait sous la forme de fiches successives reproduisant la précédente de manière à conserver l’historique ;
  • un diagnostic infirmier ; la mise à jour du diagnostic infirmier se fait aussi sous la forme de fiches successives reproduisant la précédente de manière à conserver l’historique ;
  • une fiche destinée à établir la médication de la personne à partir d’une liste de médicaments figurant dans le programme ; la mise à jour de la médication se fait aussi sous la forme de fiches successives reproduisant la précédente de manière à conserver l’historique ;
  • à partir de la liste des médicaments, on peut imprimer les étiquettes à placer sur les boîtes de médicaments ;
  • une fiche kardex destinée à l’enregistrement de diverses observations générales qui ne figureraient dans les transmissions ciblées ;
  • une fiche pour les notes éventuelles.

Au moyen de boutons placés en haut de page, cette base de données permet de constituer :

  • une carte des besoins de la personne, assortie d’un onglet permettant d’accéder aux transmissions ciblées dont elle fait l’objet ;
  • une carte de vie destinée à faciliter la fourniture des prestations de soins au moment de la toilette matinale ;
  • une carte de référente qui a pour objectif de permettre un suivi personnalisé des besoins de la personne.
  • l’impression de formulaire de transfert et d’impotence
  • la création d’une nouvelle transmission ciblée

2ème partie

Les actions de soins décrivent les prestations de soins fournies à la personne. Ces actions de soins sont toutes documentées de la même manière (cible, observation-décision, action, résultat). Elles se composent :

  • des transmissions ciblées ; synthèse des actions de soins en cours, une transmission ciblée est ouverte chaque fois qu’une des diverses actions de soins décrites ci-dessous est ouverte.
  • des actes infirmiers – de nursing (par mesure de simplification, aucune distinction entre ces deux catégories ne prestations n’a été ici opérée) ;
  • des visites médicales, page qui peut être imprimée pour pouvoir être classée dans le dossier du résident après signature par le médecin ;
  • d’une fiche PCI (prévention et contrôle de l’infection) pour documenter les mesures qui seraient prises pour dépister les MRSA ;
  • d’une description des éventuelles mesures de contention avec les nécessaires visas infirmier, médical et familial ; cette fiche permet la réévaluation périodique de ces mesures ;
  • d’une page documentant les mesures prises en faveur de la motricité, qu’il s’agisse de la physiothérapie, des plans de marche (stimulation à la marche) ou des exercices ;
  • d’une page décrivant la prise en charge de la douleur physique telle qu’elle est pratiquée à la Résidence Bellerive de Cortaillod (NE) et composée d’une évaluation de la douleur et d’une documentation des éventuels massages prodigués à des fins de soulagement.

Véritable spécificité de la Résidence Bellerive et considérée comme un signe vital au même titre que le pouls, la température, la tension artérielle et la respiration (cf. description du projet institutionnel « Ensemble pour soulager » dans www.bellerive.ch – page la douleur), la douleur physique est évaluée et prise en charge par des mesures générales appliquées à chaque résident tous les deux mois au moyen d’échelles visuelles analogiques (EVA) ou de questionnaires « doloplus » à l’intention des personnes désorientées, deux dispositifs d’évaluation qui peuvent être imprimés à partir d’Hermès.

Les mesures bi-mensuelles sont reportées sur un graphique des évaluations, pour être ensuite transmises au médecin traitant, d’une part, et faire l’objet d’une analyse interne, d’autre part.

Pour les personnes affligées de souffrances particulièrement aiguës ou chroniques ainsi que pour les personnes en fin de vie, des protocoles de mesures quotidiennes peuvent être introduits. Ces protocoles peuvent être complétés soit dans Hermès, soit à la main.

3ème partie

Le bilan de vie se présente comme la tâche essentielle proposée par le grand âge.
On considère à la Résidence Bellerive (cf. www.bellerive.ch – page la mourance) que la fonction principale du grand âge est de se préparer à la mort et que le bilan de vie constitue la meilleure - et peut-être la seule - manière de le faire. La mort sera inévitablement douloureuse pour quiconque l’aborde l’esprit chargé de regrets ou de remords, en raison des résistances que ces sentiments entraînent. Il est également impossible de mourir paisiblement si l’on est dominé par l’impression que notre existence a été inutile.
De nos jours, dans les EMS, la mode est aux projets de vie - parfois plus modestement appelés projets d’accompagnement - dont la fonction est de faciliter l’intégration d’un résident ou de lui permettre de retrouver une activité qui lui faisait plaisir. Il n’y a rien de mal à cela. Sauf quand les projets de vie ont pour objectif inconscient de se soustraire au bilan de vie. D’ailleurs, un projet de vie est naturellement issu d’un bilan qui consiste à prendre la mesure de ce que l’on avait et dont on est dorénavant privé.
Pour les soignants, faciliter le bilan de vie des résidents constitue une opportunité précieuse d’apporter la contribution qu’ils souhaitent. Comme le dit Sogyal Rinpoché dans le livre tibétain de la vie et de la mort : « Il n’y a pas de plus grande œuvre de charité que d’aider quelqu’un à bien mourir ».

La partie bilan de vie comprend :

  • La prise en charge de la douleur psychique / interpellations qui présente la particularité d’également documenter les interpellations des soignants dans les circonstances où la douleur psychique des résidents s’exprime (cf. www.bellerive.ch – page la douleur). Par interpellation, on entend les sentiments et les pensées qui animent un soignant lorsqu’il est confronté aux douleurs, aux peines, voire à la mort de ceux dont ils s’occupent.
    Faute d’identifier ses interpellations, la probabilité est importante que les prestations de soins fournies visent davantage à soulager le soignant que le résident. En outre, l’accumulation des interpellations non traitées - parce que non identifiées - entraîne un important risque d’épuisement professionnel.
    Identifier ses interpellations permet donc au soignant d’agir avec davantage de pertinence tout en ménageant sa propre santé. L’hypothèse qui est ici formulée, c’est que l’on s’occupe d’autant mieux des autres si l’on prend soin de soi.
  • Le bilan de vie dont le contenu porte sur les différents secteurs de l’existence que sont les rapports avec les proches (les enfants, les parents, les amis), le couple (la vie à deux, la sexualité), le travail, l’activité créatrice et/ou la pratique spirituelle (la recherche du sens).
    Il s’agit de faire l’inventaire de ce qui s’est bien déroulé dans ces différents secteurs, et aussi d’identifier ce qui laisse un goût d’inachevé. C’est l’occasion également d’exprimer ses sentiments, ses colères, ses regrets, ses peurs comme ses joies. Très souvent, ce bilan de vie met en lumière les relations qui ont été ternies par les aléas de l’existence. Ce qui est tout à fait naturel, dans la mesure où l’existence se résume finalement à l’amour que nous avons donné et reçu.
    Le bilan de vie, c’est en définitive l’opportunité de mettre ses affaires en ordre et de se préparer spirituellement à la mort.

Commençant avec l’histoire de vie de la personne qui documente les faits de son existence, Hermès se termine avec son bilan de vie, lequel exprime comment elle se représente son cheminement dans la vie.

L’utilisation d’Hermès 

La base de données Hermès est constituée de plusieurs fichiers liés dynamiquement et axés autour du fichier central «Résident». Ainsi toutes les données convergent et sont disponibles dans la fiche du résident.

A l’ouverture, Hermès affiche la liste des résidents actifs et les onglets supérieurs qui donnent accès à:

  • la liste des dossiers des RESIDENTS actifs que l’on peut trier par nom, par date d’admission, en fonction du médecin traitant, etc ;
  • la liste des TRANSMISSIONS CIBLEES ouvertes pour tous les résidents et signalées par un système d’alerte (indication rouge du nombre de TC ouvertes) ;
  • la liste des CONTACTS ;
  • la page des menus, débouchant sur l’ensemble des fonctions d’Hermès: impressions, formulaires, rapports, gestion de la base, archives, etc.
  • une page d’aide en ligne détaillant la signification des différents éléments d’interface.
  • la liste des dernières MODIFICATIONS des dossiers.

Lors d’une modification significative des données d’un résident, l’utilisateur consigne cette modification en précisant la date, la rubrique modifiée (données, bilan de vie), l’élément modifié et son nom. En visualisant la liste des modifications, on obtient une synthèse des dernières modifications importantes pour tous les résidents.

La page des transmissions ciblées est une synthèse des actions de soins: l’utilisateur commence par documenter un des type de soins fournis (soins infirmiers-nursing / visites médicales / contention / motricité / etc.) ; puis il complète le recueil de données pour chaque type de soin enregistré.

L’ensemble des informations contenues dans Hermès sont organisées de multiples façons pour consulter ou imprimer des listes, des rapports, des étiquettes et accomplir d’autres actes courants. De plus, il est aussi possible utiliser les fonctions internes de Filemaker pour accomplir des actions plus spécifiques.

Utilisation standard d’Hermès

Dans la liste des résidents, un clic sur un nom de résident amène à la fiche globale de celui-ci. Des données de base figurent en haut de la fiche; elles restent présentes dans chaque vue spécifique de la fiche du résident.

La fiche du résident comporte trois onglets principaux correspondant aux trois aspects essentiels des soins apportés aux résidents:

  • l’onglet données réunit l’ensemble des informations sur le résident ;
  • l’onglet actions de soin réunit les diverses actions exécutées pour le résident ;
  • l’onglet bilan de vie documente le processus d’accompagnement de fin de vie.

Onglet données (figure ci-dessus)

Pour mémoire, l’onglet Données comprend différentes sections accessibles par menu, contenant des données sur :

  • l’admission, principalement des renseignements administratifs ;
  • l’histoire de vie ;
  • le recueil de données, regroupant toutes les données liées à:
    • Respirer
    • Sécurité
    • Communiquer
    • Motricité
    • Propreté
    • Se nourrir
    • Sommeil
    • Eliminer
    • Intégration
    • Croyances
  • le réseau du résident et événements liés ;
  • les évaluations selon la grille des 14 besoins ;
  • l’alimentation ;
  • les diagnostics médicaux ;
  • les diagnostics infirmiers ;
  • la médication ;
  • les kardex ;
  • des notes;
  • et enfin, une fiche allocation d’impotence

Conseils liés à la saisie des informations de l’onglet données

Recueil de données et 14 besoins:
Il est nécessaire de modifier les 14 besoins chaque fois qu’il y a modification du recueil de données.

Diagnostic médical:
Possibilité, pour des raisons de traçabilité d’imprimer pour la feuille pour la faire signer au médecin, puis classer dans le dossier du résident.

Médication:
Possibilité, pour des raisons de traçabilité d’imprimer la feuille pour faire signer au médecin, puis classer dans le dossier du résident.
Lorsque la médication est modifiée suite à un ordre donné par téléphone, agrafer l’ordre médical faxé par le médecin à la feuille modifiée, puis classer dans le dossier du résident.

Kardex:
Cette page sert à consigner les observations concernant l’état de santé du résident ; veiller à compléter la case « intervenant » pour faire apparaître les couleurs qui correspondent au secteur concerné.

Notes:
Cette page sert à consigner les interpellations, les réflexions ou les remarques générales des soignants.

Rappel important: chaque modification d’un élément du recueil de données entraîne :

  1. une modification des 14 besoins ;
  2. une notification dans la page « modifs » (à la hauteur du nom de la personne)

Onglet Actes de soin (figure ci-dessus)

Pour mémoire, l’onglet Actes de soins comprend différentes sections documentant des actes dans les domaines suivants

  • les transmissions ciblées ;
  • les actes infirmiers - nursing ;
  • les visites médicales ;
  • les PCI ;
  • les escarres
  • les chutes
  • les mesures de contention et leur historique ;
  • les actes liés à la motricité, comprenant:
    • Physio
    • Plan de marche
    • Exercices
  • la documentation et le suivi de la douleur physique
  • les massages

La plupart des pages de la section actions de soins sont des fichiers liés, permettant l’établissement d’autant de sous-fiches que nécessaire. Une vue en liste est alors présentée dans le corps de la fiche du résident, présentant la liste des sous fiches (par exemple, l’ensemble des transmissions ciblées). Un clic sur une ligne de la liste amène à la page complète de documentation de l’action de soin.

Lorsque cela se justifie, des boutons permettent d’imprimer une version formatée pour papier A4 du contenu de ces pages.

Dans certains cas, des boutons offrent des raccourcis pour imprimer des formulaires vierges liés au contexte (par exemple, impression de questionnaire EVA, Doloplus ou d’un protocole douleur depuis la page douleur physique).

Conseils liés à la saisie des informations de l’onglet données

Transmissions ciblées:
Une transmission ciblée sert à enregistrer un problème de santé ; ce problème peut être ponctuel ou chronique. Les sous onglets servent à documenter les actes de soins liés au problème de santé. Commencer par documenter les sous onglets destinées à enregistrer les actes de soins (soins infirmiers-nursing, visite médicales, PCI, etc.).

Sauf exceptions concernant la PCI et les chutes (cf. plus bas), chaque documentation de ces pages entraîne nécessairement l’ouverture d’une transmission ciblée au moyen du bouton placé en bas de page ; il est très important d’indiquer le type de transmissions ciblées pour qu’elle figure dans la liste des transmissions ciblées consultables et qu’on puisse utiliser les fonctions de tri par types de cette liste globale.

Actes infirmiers-nursing:
Tous les actes infirmiers ou de nursing relevant d’un même traitement peuvent figurer sur la même fiche, de manière à éviter d’ouvrir trop de fiches.

Chutes:
Lorsque la chute est sans gravité : annotation seulement dans l’onglet « chute ».
Lorsque la chute entraîne des soins: annotation dans la page « chute » + dans celles qui sont concernées (« soins infirmiers-nursing », « visite médicales ») + dans les transmissions ciblées.

Visite médicale:
Cette page sert à documenter aussi bien les visites médicales internes que les consultations médicales externes.
A chaque visite médicale interne, imprimer la feuille pour signature et la placer dans le dossier du résident.
A chaque consultation médicale externe, faire figurer le visa de l’infirmier/ère de service.

PCI:
Lorsque le test MRSA est négatif : annotation seulement dans la page « PCI »
Lorsque le test MRSA est positif : annotation dans la page « PCI » + dans celles qui sont concernées (« soins infirmiers-nursing », « visite médicales ») + dans les transmissions ciblées

Mesures de contention:
Elles doivent être révisées tous les mois à période fixe (p. ex. le dernier vendredi du mois).

Douleur physique:
Ouvrir une transmission lorsqu’un protocole est introduit (+ éventuelle autre page : « soins infirmiers-nursing », « visites médicales »,…).

Menus pour la gestion des fonctions d’Hermès

Depuis la version 2, et afin de permettre la compatibilité totale avec le iPad, l’ensemble des menus sont regroupés dans une page “Menus” et donnent accès à toutes les fonctions, telles que réation de rapports, impressions de formulaires, etc.

Archivage des résidents ayant quitté l’institution

Les résidents peuvent quitter l’institution temporairement ou définitivement; dans ce cas leur dossier est archivé, afin de ne pas figurer parmi les résidents actuels.
Le dossier du résident est automatiquement archivé dès que la rubrique «cause départ» contient autre chose que «Non applicable».

A l’ouverture de Hermès, les dossiers archivés sont ignorés. Pour consulter les dossiers archivés, utiliser le bouton «Archives> au bas de la fenêtre à droite.

Pour retourner à la liste des résidents actuels, utiliser le bouton «Retour liste des résidents actifs» au bas de la fenêtre à droite.

En mode archive, reconnaissable par la couleur grise des pages, les données sont uniquement consultables.
En cas de retour du résident dans l’institution, choisir «Non applicable» dans la rubrique «cause départ» déplacera automatiquement le dossier du résident hors des archives, et le rendra disponible dans la liste des résidents actuels.

Rapports et synthèses de données par résident ou pour toute l’institution

Plusieurs rapports et synthèses de données spécifiques au résident sont également disponibles, par menus ou par boutons, pour consultation rapide à l’écran et pour impression papier dans le cas de quelques documents qui nécessitent, pour des raisons de traçabilité, d’être contresignés (diagnostic médical, médications, visite médicale) ou d’être copiés (feuille de transfert, feuille médicale) avant d’être classés dans le dossier du résident :

  • carte de référente - les données utiles à la référente ;
  • carte de vie - une synthèse des choses importantes sur le résident ;
  • carte des besoins - un résumé exhaustif des besoins du résident ;
  • formulaire allocation d’impotence ;
  • formulaire feuille de transfert ;
  • diagnostic médical imprimable pour visa du médecin ;
  • diagnostic infirmier imprimable ;
  • médications, avec impression d’étiquettes ;
  • visite médicale imprimable avec visa du médecin ;
  • impression liste rapport campagne douleur médecins, triée par médecin traitant.

Consultation et tris de données pour l’ensemble des résidents

Hermès propose différentes listes permettant de disposer - à l’écran - d’une vue d’ensemble de l’établissement:

  • la liste résidents ;
  • la liste toutes transmissions ciblées ;
  • la liste des contacts ;
  • la liste des modifications ;
  • la liste toutes évaluations 14 besoins ;
  • la liste tous kardex ;
  • la liste toutes contentions actives ;
  • la liste toutes protections ;
  • la liste tous régimes résidents ;
  • la liste tous MRSA ;
  • la liste médicaments ;
  • la liste médicaments de réserve.

Formulaires vierges

Hermès offre aussi la possibilité d’imprimer un certain nombre de formulaires qui, par mesure de simplification de l’utilisation, sont destinés à être complétés à la main, puis classés dans le dossier du résident. Il s’agit des formulaires suivants :

  • formulaire signes vitaux vierge ;
  • formulaire relevé des selles vierge ;
  • formulaire training toilette vierge ;
  • formulaire contrôle gouttes pour les yeux vierge ;
  • formulaire surveillance soins continus vierge ;
  • formulaire questionnaire évaluation de la douleur physique vierge ;
  • formulaire évaluation douleur protocole vierge ;
  • formulaire doloplus vierge.

Notes concernant l’impression

  1. Selon les cas, il est possible d’imprimer les listes en activant le bouton « imprimer la liste » en bas à droite de la fenêtre, ou en passant par le menu général.
  2. Dans Filemaker, prendre garde d’imprimer soit «enregistrement courant» (le résident) ou «tous les enregistrements en cours d’utilisation» (tous les résidents actifs).

Autres fonctions et personnalisations

Hermès a été développé sur Filemaker. Son interface a été étudiée pour une utilisation sur PC ou sur iPad, mais les fonctions internes à Filemaker sont en tout temps disponibles sur la version PC pour qui veut disposer de plus de souplesse dans les recherches, les tris et l’établissement de rapports particuliers.

Enfin, Hermès peut être personnalisé, modifié et agrémenté de nouvelles fonctions reflétant l’activité de pratiques spécifiques au sein de diverses institutions. Dans le cas de telles modifications, un cahier des charges est établi au préalable.

Page d’aide (icônes et signalétique)